Aanvulling op het privacybeleid

In het algemene privacybeleid van Scouting Nederland (www.scouting.nl/privacy) is voor het grootste deel vastgelegd hoe wij met gegevens omgaan. Dit komt omdat onze ledenregistratie plaats vindt in het landelijke systeem Scouts Online (SOL).

Specifiek voor Scojesa geldt dat wij verder op de volgende manier met gegevens om gaan:

  • Gegevens op inschrijfformulieren voor kampen en andere activiteiten, zowel op papier als digitaal, worden alleen voor die specifieke evenementen gebruikt.
  • Zogenoemde medische- of gezondheidsformulieren worden alleen tijdens het kamp of de activiteit waarvoor deze is ingevuld bewaard en ingezien. Na afloop van het kamp of de activiteit worden de formuieren geretourneerd aan de persoon van wie de gegevens zijn (of de wettelijke vertegenwoordiger), danwel worden de formulieren vernietigd.
  • Scouts Online (SOL) is onze registratietool voor contactgegevens van onze leden. Inzage, aanpassing en het gebruik van deze gegevens is alleen mogelijk door kaderleden wiens functie daar aanleiding toe geeft. In het geval van een jeugdlid bijvoorbeeld kan slechts de eigen speltakleiding gegevens inzien, de secretaris of gegevensbeheerder gegevens wijzigen of toevoegen en de penningmeester bank- en factuurgegevens inzien.
    De gegevens worden niet aan derden verstrekt zonder de expliciete toestemming van het lid of de wettelijke vertegenwoordiger.
  • Beeldmateriaal (foto's en/of video's) van leden en oud-leden wordt gearchiveerd en kan worden gebruikt voor promotionele doeleinden. Bij inschrijving (het aangaan van een lidmaatschap) kan een lid of de wettelijke vertegenwoordiger hier bezwaar tegen maken.
  • Het privacybeleid staat beschreven op de website en kan onderhavig zijn aan wijzigingen. Bij inschrijving (het aangaan van een lidmaatschap) wordt het lid of de wettelijke vertegenwoordiger geacht kennis te hebben genomen van het privacybeleid en hier expliciet akkoord mee te gaan.